Managementassistent(e)
Net buiten Arnhem, midden in de natuur, richting Schaarsbergen, ligt het centraal bureau van Siza. De collega’s op het kantoor zetten hun expertise in waar de collega’s in de zorg die nodig hebben. Met elkaar maken we, met de cliënt centraal, de beste zorg en ondersteuning mogelijk.
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent(e) om ons team te versterken. In deze rol zal je fungeren als de rechterhand van de manager behandeling, paramedici en medische dienst bij Siza. Jouw verantwoordelijkheid ligt in het bieden van doeltreffende (secretariële) ondersteuning aan deze managers. Als managementassistent(e) ben je nauw betrokken bij het signaleren en organiseren van taken. In deze functie heb je dagelijks contact met je collega vakgenoten, collega’s binnen de organisatie en met externe relaties. Jij bent de drijvende kracht achter het gestructureerd plannen van de dag en agenda van de manager, en je bereidt deze zorgvuldig voor. Het is jouw taak om knelpunten te identificeren en op te lossen, waarbij je zowel gevraagd als ongevraagd advies geeft om de processen soepel te laten verlopen.
Bij Siza staan we niet stil; we zijn een organisatie in ontwikkeling. Jij ziet dit als een uitdaging en weet hierop te anticiperen. Jouw proactieve houding en vermogen om flexibel om te gaan met veranderingen maken jou een waardevolle schakel in ons team. Ben jij klaar voor deze uitdaging?
In deze rol bewaak je (gestructureerd) deadlines en planningen. Je werk bestaat uit:
✓ Complex agendabeheer
✓ Mailboxen uitlezen en waar nodig zelfstandig mail afhandelen
✓ Notuleren
✓ Proactief acties uitzetten, soms voortkomend uit vergaderingen
✓ Afhandelen telefoontjes
✓ Ondersteuning bij incidentele projecten (bijvoorbeeld jaarplanningen maken, coördineren facilitaire aangelegenheden)
✓ Gestructureerd archiveren
✓ Signaleren/verbeteren
✓ Voorbereiding memo's en presentaties
Wat neem je mee?
Je hebt een afgeronde HBO opleiding in de secretariële richting en hebt relevante werkervaring in een vergelijkbare functie. Je bent een teamspeler die ook zelfstandig en proactief kan opereren, hebt een flexibele houding, neemt initiatieven en werkt zorgvuldig. Je bent stressbestendig en houdt van werken in een dynamische omgeving. Prioriteiten stellen gaat jou goed af! Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesoptimalisatie. Met humor en organisatiesensitiviteit sta jij in deze uitdagende functie.
Verder heb je ruime ervaring met de meest voorkomende standaard softwarepakketten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en heb je aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
Je bent 32 uur per week beschikbaar, iets meer uren is bespreekbaar.
